De vergeten 80% van uw leveranciers: hoe indirecte uitgaven voor grote besparingen kunnen zorgen

In de meeste organisaties gaat de aandacht van inkoop vanzelf uit naar de grote, strategische uitgavencategorieën. Daar zitten de grote contracten, verlopen onderhandelingen complex en zijn de financiële belangen het grootst. Ironisch genoeg is het echter juist het andere uiteinde van de uitgavenkromme dat ongemerkt de grip en efficiëntie ondermijnt: tail spend.

De meeste inkoopteams richten zich op hun top 20% aan leveranciers – en terecht. Volgens het bekende Pareto‑principe vertegenwoordigen deze leveranciers doorgaans ongeveer 80% van de totale uitgaven.

Toch leidt die bijna exclusieve focus op dit relatief kleine deel van het leveranciersbestand er vaak toe dat organisaties de verborgen kansen binnen indirecte uitgaven missen – met name in de gefragmenteerde, onderbeheerde lange staart van leveranciers. Omdat elke transactie op zichzelf onbeduidend lijkt, krijgt tail spend zelden de prioriteit of aandacht die het verdient. En precies dat gebrek aan aandacht zorgt uiteindelijk voor de grotere problemen stroomafwaarts:

• Beperkte zichtbaarheid
• Een zware administratieve last om niet-strategische leveranciers aan te sluiten en hun facturen te verwerken
• Maverick spend
• Compliance‑risico’s
• Een audittrail die zo gefragmenteerd is dat niemand deze nog volledig kan reconstrueren

In deze blog laten we zien waarom tail spend zoveel verborgen impact heeft – en hoe inkoopteams hier eindelijk weer grip op kunnen krijgen.

Wanneer snelle groei nog snellere geldlekken blootlegt

Om dit beeld concreter te maken, stel u een jonge tech‑organisatie voor die plotseling hard begint te groeien. In het begin koopt iedereen zelf wat hij of zij nodig heeft: hier een laptop, daar een nieuwe SaaS‑tool, een designer voor een eenmalig project, een freelance marketeer die op een persoonlijke factuur wordt betaald. Niemand staat erbij stil – het bedrijf is immers klein, beweegt snel en de omzet groeit.

Binnen enkele jaren groeit de organisatie naar 300 medewerkers, actief in drie landen. En juist dan beginnen de problemen zichtbaar te worden.

• Dubbele SaaS‑abonnementen waarvan niemand zich herinnert dat ze zijn afgesloten
• Marketingbureaus die overlappend werk uitvoeren
• Tientallen leveranciers die dezelfde diensten aanbieden tegen sterk uiteenlopende prijzen
• Facturen die worden goedgekeurd door mensen die er niet meer werken
• Een Finance‑team fulltime bezig met leveranciersonboarding en het matchen van facturen

Wanneer uiteindelijk de eerste procurement manager wordt aangenomen, begint deze niet met strategische onderhandelingen, maar met het opruimen van duizenden euro’s per maand aan toevallige, onbeheerde of onnodige indirecte uitgaven.

En precies daar ligt de kans.

Indirect versus direct: een verborgen miljoenenkans

Benchmarks laten zien hoeveel waarde een sterke inkoopfunctie kan creëren. Onderzoek van CAPS Research laat zien dat organisaties gemiddeld zo’n $ 2,5 miljoen per jaar besparen per strategische inkoopprofessional – grofweg €2,3 – 2,5 miljoen. En het grootste deel van die waarde komt uit direct spend.

Maar wat gebeurt er als u datzelfde niveau van discipline, inzicht en structuur toepast op indirecte categorieën – IT, facilitaire diensten, marketing, professionele dienstverlening en de lange staart aan leveranciers?

Het antwoord: meer dan de meeste organisaties verwachten.

Als één strategische inkoper al €2,5 miljoen aan besparingen kan realiseren op directe categorieën, stel u dan eens voor welk potentieel vrijkomt als u diezelfde mindset toepast op de nu onbenutte 80% van uw leveranciersbestand.

De volgende stap: indirect P2P digitaliseren en structureren

Als u dit grondig wilt aanpakken, met een langetermijnvisie en steun van uw Finance‑stakeholders, ligt het antwoord in het digitaliseren en stroomlijnen van uw end‑to‑end Purchase‑to‑Pay‑proces (P2P). Dat omvat alles: van leveranciers­collaboratie rond offertes, catalogi en inkooporders tot flexibele, maar gecontroleerde betaalopties voor aankopen die mogelijk geen traditionele PO vereisen.

Hier zijn drie praktische stappen om waarde te ontsluiten in uw indirecte P2P‑proces:

Breng uw tail spend onder controle met een virtual card platform waarmee u het volgende kunt doen:

• Voorafgaand aankoopaanvragen goedkeuren en zo maverick spend terugdringen.
• Handmatige betalingen aan leveranciers elimineren.
• Nabesparende administratieve werkzaamheden in uw ERP‑systeem voorkomen.

Belangrijkste voordelen:

• Minder administratieve inspanning – Coding data kan al op het moment van aankoop worden vastgelegd en door het virtual‑cardplatform worden verrijkt met transactiegegevens, om vervolgens automatisch te worden gesynchroniseerd met uw ERP‑ of financieel systeem via integratie (vooral wanneer u een sterke integratiepartner heeft).
• Minder maverick spend – Dankzij ingebouwde pre‑approvalfunctionaliteit.
• Betere zichtbaarheid – Identificeer tail‑leveranciers die eigenlijk tot uw voorkeursleveranciers zouden moeten behoren. Gebruik realtime data uit uw virtual card platform om uw positie aan de onderhandelingstafel te versterken.

2. Implementeer catalogi
Maak bestellen eenvoudig – én compliant – voor uw medewerkers met een moderne catalogusoplossing zoals Tradeshift BUY.

Door catalogusafspraken vooraf met leveranciers op het Tradeshift‑netwerk te onderhandelen, kunt u medewerkers een zorgvuldig samengestelde catalogus bieden met indirecte producten die uw organisatie regelmatig nodig heeft. Zo krijgen zij een inkoopervaring die lijkt op wat ze privé gewend zijn: intuïtief, eenvoudig en snel.

Het resultaat?

• Hogere adoptiegraad.
• Meer grip op uw uitgaven.
• Een aantoonbare ROI op uw leveranciersafspraken.

Combineer dit met uw virtual card opzet en u creëert een naadloos proces van aanvraag tot betaling.

Stroomlijn ten slotte betalingen en de samenwerking met uw overige leveranciers via Tradeshift PAY of een ander e‑invoicing platform dat verder gaat dan alleen scannen en vastleggen.

Met moderne E‑invoicing & AP Automation kunt u:

• Echt digitale facturen ontvangen en handmatige factuurverwerking drastisch verminderen.
• Goedkeuringen en betalingen versnellen.
• Factuurcodering automatiseren met AI.
• Transparantie en compliance over uw indirecte uitgaven verbeteren.
• Toegang krijgen tot rijke data voor betere uitgavenanalyses en forecasting.

Dit verlaagt niet alleen kosten en inspanning, maar biedt ook de zichtbaarheid die nodig is om indirecte uitgaven om te zetten in een strategisch voordeel.

Slotgedachten
Indirecte uitgaven waren mogelijk niet het eerste focuspunt van uw organisatie, maar het is wel de plek waar de volgende golf van besparingen en procesverbeteringen ligt. Door het Purchase‑to‑Pay‑proces te digitaliseren – van aanvraag tot afhandeling – krijgt u eindelijk controle, zichtbaarheid en efficiënties, en daarmee strategische waarde uit de vaak over het hoofd geziene 80% van uw leveranciersbestand.