Hoe Q-Card helpt om maverick spend terug te dringen

Waarom zoveel bedrijven grip verliezen op hun uitgaven

Bij Q-Card spreken we maandelijks met veel organisaties - van grote snelgroeiende scale-ups tot gevestigde corporates. Eén uitdaging komt steeds terug: een groot deel van de uitgaven gebeurt buiten het afgesproken inkoopproces om.

Deze ongecontroleerde aankopen staan bekend als maverick spend. In deze blog leggen we uit:

• Hoe maverick spend ontstaat
• Waarom het je organisatie geld en tijd kost
• En hoe Q-Card helpt om dit probleem onder controle te krijgen

Hoe ontstaat maverick spend?

Inkoopteams investeren veel tijd in contracten met voorkeursleveranciers en het opzetten van bestelkanalen. Toch bestellen medewerkers regelmatig buiten deze kanalen om.

Waarom?

• Het ontbreekt aan gebruiksgemak
• Er is weinig inzicht in actuele uitgaven
• Medewerkers kennen het beleid vaak niet
• En er is onvoldoende controle vooraf

Het resultaat: producten worden te duur ingekocht, aankopen voldoen niet aan veiligheidsnormen of beleid, en waardevolle afspraken met leveranciers worden omzeild.

Wat gaat er mis in de praktijk?

Maverick spend komt in allerlei vormen binnen:

• Losse facturen
• Creditcardbetalingen
• Declaraties zonder voorafgaande goedkeuring

Soms geeft een manager toestemming zonder inzicht in lopende contracten. Vaker nog wordt er gewoon gezegd: “Zet de factuur maar op naam van het bedrijf.”

Daarna mag Finance uitzoeken wie, wat, waarom en waarvoor. Een tijdrovend en foutgevoelig proces - zeker als er geen centraal platform is waarop communicatie en audittrails gevolgd kunnen worden en dit in plaats daarvan via e-mail en telefoon gebeurt.

Een bijkomend probleem: leveranciers worden regelmatig te laat betaald, wat leidt tot frustratie, druk op de relatie en mogelijk financiële consequenties, zoals boetes of extra kosten voor te late betaling.

Wat kun je doen om maverick spend te verminderen?

De oplossing begint bij grip. En die krijg je alleen met een goed ingericht, digitaal proces. Daarmee creëer je:

• Realtime inzicht in aanvragen en kosten
• De mogelijkheid om tijdig bij te sturen
• En controle zonder administratieve rompslomp

Zoals bij elk digitaliseringsproject is draagvlak cruciaal. Het succes valt of staat met het betrekken van alle betrokkenen. Daarom is het belangrijk om voordelen per rol zichtbaar te maken:

Voor budgethouders:

• Volledig overzicht van uitgaven binnen hun verantwoordelijkheid
• Mogelijkheid om op tijd in te grijpen

Voor medewerkers:

• Eenvoudig aanvraagproces
• Geen kosten meer voorschieten
• Snel duidelijkheid over goedkeuring

Voor Finance of SSC:

• Direct volledige en correcte data bij de aanvraag ontvangen (zoals grootboek, kostenplaats, projectcode, reden)
• Minder handmatige correcties
• Snellere verwerking van facturen
• Kortere doorlooptijd en maandafsluiting
• Beter leveranciersbeheer door tijdige betalingen

Hoe Q-Card je daarbij helpt

Q-Card is een intuïtieve app voor desktop en mobiel waarmee medewerkers snel en eenvoudig een aankoopaanvraag kunnen doen.

De aanvraag gaat automatisch naar de juiste budgethouder voor goedkeuring. Hierdoor blijft het proces gecontroleerd én laagdrempelig.

Q-Card stimuleert naleving van het inkoopbeleid doordat:

• De approvalmatrix is gebaseerd op het bestaande inkoopbeleid.
• De inkoopafdeling en budgethouders nu wél vooraf invloed kunnen uitoefenen, vóórdat een aankoop daadwerkelijk wordt gedaan.
• Medewerkers geen kosten meer hoeven voor te schieten, het nieuwe proces daardoor graag volgen én het systeem eenvoudig en prettig in gebruik is.
• Ook kleine, versnipperde uitgaven (tail spend) goed worden vastgelegd en eenvoudig te volgen zijn via een BI-dashboard.

Bij elke aanvraag worden direct de juiste gegevens gevraagd:

• Grootboek
• Kostenplaats
• Projectcode
• Reden van uitgave
• Andere relevante informatie

Deze informatie wordt automatisch doorgestuurd naar het ERP- en/of het boekhoudsysteem. Zo voorkom je fouten en handmatig werk achteraf.

Het grootste voordeel? Je krijgt niet alleen inzicht in gedane uitgaven, maar ook in geplande aankopen. Je ziet dus:

• Waar kosten aankomen
• Aan welke afdelingen of projecten ze zijn gekoppeld
• En of ze binnen het beleid vallen

Daardoor kun je op tijd bijsturen, voorkeursleveranciers stimuleren en maverick spend stap voor stap terugdringen.

Meer grip, minder administratie

Benieuwd hoe Q-Card werkt in jouw organisatie?

Plan een vrijblijvende demo en ontdek hoe je:

✅ Eenvoudig controle krijgt over alle uitgaven
✅ Interne processen versnelt
✅ Medewerkers ondersteunt zonder concessies te doen aan flexibiliteit.

👉 Neem contact met ons op of vraag direct een demo aan via https://www.qcardapp.com/nl/demo