Dit is een afbeelding van mijn Ironman-start in Zwitserland. Stel je voor dat 1.500 mensen zich in een groot meer onderdompelen en proberen zo snel mogelijk hun weg te vinden. Is dat geen realistisch beeld van hoe het bedrijfsuitgavenproces in uw bedrijf eruitziet?
Ik heb het niet over directe inkoop of indirecte inkoop waarvoor bedrijven inkoopprofessionals en categoriebeheerders hebben die de bedrijfsuitgaven volgens het beleid begeleiden. Ik heb het over al die andere ad-hoc "dingen" die alle andere medewerkers namens het bedrijf kopen. Het is aanzienlijk. Het is discretionair. Het is onvermijdelijk. En elke medewerker zal zijn weg vinden... min of meer in dezelfde richting, maar is het effectief en efficiënt? Voor zowel de individu en voor het bedrijf?
- Het begin: Als medewerker voel ik dat ik iets moet kopen voor mijn werk binnen het bedrijf.
- Het einde: Als leverancier wil ik betaald worden.
Wat als ik dat zou kunnen doen zonder een inkoopverzoek in een systeem of mijn privégeld te gebruiken en deze via onkostendeclaraties te claimen? Als ik geen inkooporder hoefde aan te maken; Een nieuwe leverancier in mijn boekhoudsysteem aanmaken of erger nog, een factuur ontvangen zonder een inkooporder en uitzoeken waar dit voor is; een betaling voor een leverancier creëren om geld over te maken; vragen beantwoorden over hun openstaande factuur terwijl afdelingsmanagers en budgethouders klagen dat ze hun budgetten niet kunnen controleren en verantwoorden? En trouwens: Het inkoopteam is al overbelast en kan geen middelen toewijzen om dit soort bedrijfsuitgaven te behandelen en afdeling financiën moet omgaan met een dreigende crisis en ongeoorloofde uitgaven en kosten met 10% verminderen.
We hebben een manier gevonden om direct van stap 1 naar stap 2 te gaan zonder al deze "zaken" ertussen en mensen voelden van nature dat dit enorme besparingen zou opleveren. Enerzijds door onnodige uitgaven te vermijden en direct geld te besparen. Anderzijds door de administratieve overhead uit de vorige alinea te ontstoppen.
Hoe? Laat alle betrokken medewerkers de meest intuïtieve app op hun telefoon gebruiken. Laat ze betalen of een betaling activeren via hun telefoon. Dat is de Q-Card App. Blije medewerker. Blije leverancier. Klaar.
Maar hoe voldoen we aan de bedrijfslaag met al hun systemen, budgetten, coderingen, de managers, de accountants en de schatkist? We hebben hier enkele configuraties in te stellen om uw goedkeuringsproces te spiegelen. Maar dan niet achteraf, maar bij het aanmaken van de betalingskaartaanvraag. En ja, we moeten helaas wat geld financieren, maar niet meer dan het lopende saldo van goedgekeurde betalingen en automatisch geboekt met de juiste boekhoudcodering zelf bediend door de aanvrager maar gecontroleerd door onze AI-regelset voor het boeken. Geen leverancierscreaties meer. Q-Card is uw proxy en kassieragent (aangedreven door Adyen). Gebruik het bijna wereldwijd. Profiteer van beveiliging en fraudepreventie via het ingebouwde terugvorderingsproces en leveranciers- en categorie zwarte lijsten. Laat de budgethouder swipen voor goedkeuring voordat het betaalmiddel wordt gegenereerd, tenzij u hebt afgesproken dat voor categorie A tot bedrag B de medewerker direct de controle heeft. Door delegatie. We hebben u gedekt voor de bedrijfsomgeving.
Natuurlijk is er een verandermanagementaspect in dit. Het daagt een hele lappendeken van regels en systemen uit die bedrijven hebben gecreëerd om alle subtypes van dit bedrijfsuitgavenproces te dekken en het kan nooit zo eenvoudig zijn, toch? Er moet een addertje onder het gras zitten, anders hadden we al deze procedures en controles niet gecreëerd. We zien graag het "eureka"-moment in onze klantaccounts wanneer ze het "begrijpen".
Het is als dat moment wanneer je de finishlijn passeert en die woorden hoort "Rob van Ipenburg, je bent een Ironman". Je wist niet dat je het in je had, maar je kwam er toch. En niet alleen jij, iedereen in het bedrijf die hieraan deelneemt en je zou verbaasd zijn hoeveel finishers er zijn. Dit creëert opwinding en eindelijk is er een proces dat iedereen leuk vindt: Je krijgt er een medaille voor.
